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宜陽縣辦公文秘培訓(xùn),減小Word文件大小的方法

宜陽縣辦公文秘培訓(xùn),減小Word文件大小的方法

[作者:admin] [日期:12-12-19] [熱度:]
1.取消快速保存:當(dāng)文件打開時,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空間??梢栽凇肮ぞ摺x項”命令中選擇“保存”選項卡,取消“允許快速保存”復(fù)選框即可?!?   2.文件另存Word:在保存DOC文件時,只把后來修改的信息存入,這樣即使你刪除了文件中的部分內(nèi)容也會使文件越來越大,如果我們使用“另存為”命令來保存文件,Word則會重新整理并存盤,如此一來,就可以有效地減小Word文件的容量?! ?   3.謹(jǐn)慎嵌入字體:Word有嵌入字體技術(shù),能夠?qū)⒁黄恼滤淖煮w結(jié)合成一個文件,以便文件在另一臺計算機上能正確地顯示,這無疑會使文件的體積大大地增加。要不嵌入TrueType字體,可以單擊“工具→選項”命令,再選擇“保存”選項卡,然后取消“嵌入TrueType字體”復(fù)選框,可以減小Word文檔的容量。如果因為在其他機器上演示文檔需要嵌入字體,一定記住只嵌入所需字體。即一定要勾選“只嵌入所用字符”復(fù)選框,這樣你的文件中既有所需的字體,又可以減小文檔的容量。   4.只創(chuàng)建一個版本:Word的版本功能可以讓你的文件生成多個版本,以方便不同的Word來讀取,但這樣卻會使文件增大,單擊“文件→保存”命令,可以查看是否有其他版本的存在,如果有則取消,這樣會使文件容量大大地減小?! ?   5.頁面設(shè)置:在保存文件前,單擊“文件→頁面設(shè)置”,打開頁面設(shè)置對話框,任意單擊其中的“紙張大小”、“頁邊距”等,而其中的內(nèi)容可以不改動,確定后再保存,就會發(fā)現(xiàn)文件容量也減小了。   6.選擇性粘貼:在往Word文檔中添加圖片時,先用工具軟件打開圖片再進(jìn)行復(fù)制和粘貼操作,這樣操作的結(jié)果會增加文檔容量的大小,原來,當(dāng)采用粘貼命令時,文檔中增加的內(nèi)容除了我們所需要的圖片本身,還有許多與圖片和軟件有關(guān)的信息,并且Word還自動在圖片和原來軟件中創(chuàng)建了鏈接。而選用選擇性粘貼圖片,則只往文檔中添加圖片本身,大大減少文件規(guī)模。
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