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| 睢縣辦公文秘培訓，Excel數(shù)據(jù)清單是什么 |
睢縣辦公文秘培訓，Excel數(shù)據(jù)清單是什么
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[作者：admin] [日期：13-01-07] [熱度：]
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| 隨著Excel提供的新改善的數(shù)據(jù)清單功能。你會發(fā)現(xiàn)Excel的表和數(shù)據(jù)管理能力正是自己需要的。本章的內(nèi)容可以幫助我們更有效地管理數(shù)據(jù)。
一個數(shù)據(jù)庫（也被稱為一個表），是以具有相同結(jié)構(gòu)方式存儲的數(shù)據(jù)集合。例如電話簿、公司的客戶名錄、庫存帳等等。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)我們可以方便地管理這些數(shù)據(jù)，例如對數(shù)據(jù)庫排序和查找那些滿足指定條件的數(shù)據(jù)等等。
在Excel 2000中，數(shù)據(jù)庫是作為一個數(shù)據(jù)清單來看待。我們可以理解數(shù)據(jù)清單就是數(shù)據(jù)庫。在一個數(shù)據(jù)庫中，信息按記錄存儲。每個記錄中包含信息內(nèi)容的各項，稱為字段。例如，公司的客戶名錄中，每一條客戶信息就是一個記錄，它由字段組成。所有記錄的同一字段存放相似的信息（例如，公司名稱、街道地址、電話號碼等）。Microsoft Excel 2000提供了一整套功能強大的命令集，使得管理數(shù)據(jù)清單（數(shù)據(jù)庫）變得非常容易。我們可以完成下列工作：
排序——在數(shù)據(jù)清單中，針對某些列的數(shù)據(jù)，我們可以用數(shù)據(jù)菜單中的排序命令來重新組織行的順序。可以選擇數(shù)據(jù)和選擇排序次序，或建立和使用一個自定義排序次序。
篩選——可以利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令來對清單中的指定數(shù)據(jù)進行查找和其它工作。一個經(jīng)篩選的清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其它行。
數(shù)據(jù)記錄單——一個數(shù)據(jù)記錄單提供了一個簡單的方法，讓我們從清單或數(shù)據(jù)庫中查看、更改、增加和刪除記錄，或用你指定的條件來查找特定的記錄。
自動分類匯總——利用“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，在清單中插入分類匯總行，匯總你所選的任意數(shù)據(jù)。當你插入了分類匯總后，Microsoft Excel自動為你在清單底部插入一個“總計”行。
Microsoft Excel 提供有一系列功能，可以很容易地在數(shù)據(jù)清單中處理和分析數(shù)據(jù)。在運用這些功能時，請根據(jù)下述準則在數(shù)據(jù)清單中輸入數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)清單的大小和位置
避免在一個工作表上建立多個數(shù)據(jù)清單，因為數(shù)據(jù)清單的某些處理功能（如篩選等），一次只能在同一工作表的一個數(shù)據(jù)清單中使用。
在工作表的數(shù)據(jù)清單與其它數(shù)據(jù)間至少留出一個空白列和一個空白行。在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，這將有利于 Microsoft Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單。
避免在數(shù)據(jù)清單中放置空白行和列，這將有利于 Microsoft Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單。
避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因為這些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)清單時可能會被隱藏。
列標志
在數(shù)據(jù)清單的第一行里創(chuàng)建列標志。Microsoft Excel 使用這些標志創(chuàng)建報告，并查找和組織數(shù)據(jù)。
列標志使用的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫樣式，應當與數(shù)據(jù)清單中其它數(shù)據(jù)的格式相區(qū)別。
如果要將標志和其它數(shù)據(jù)分開，應使用單元格邊框（而不是空格或短劃線），在標志行下插入一行直線。
行和列內(nèi)容
在設計數(shù)據(jù)清單時，應使同一列中的各行有近似的數(shù)據(jù)項。
在單元格的開始處不要插入多余的空格，因為多余的空格影響排序和查找。
不要使用空白行將列標志和第一行數(shù)據(jù)分開。 |
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