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| 睢縣辦公文秘培訓(xùn)，Excel數(shù)據(jù)清單是什么 |
睢縣辦公文秘培訓(xùn)，Excel數(shù)據(jù)清單是什么
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[作者：admin] [日期：13-01-07] [熱度：]
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| 隨著Excel提供的新改善的數(shù)據(jù)清單功能。你會(huì)發(fā)現(xiàn)Excel的表和數(shù)據(jù)管理能力正是自己需要的。本章的內(nèi)容可以幫助我們更有效地管理數(shù)據(jù)。
一個(gè)數(shù)據(jù)庫（也被稱為一個(gè)表），是以具有相同結(jié)構(gòu)方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)集合。例如電話簿、公司的客戶名錄、庫存帳等等。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)我們可以方便地管理這些數(shù)據(jù)，例如對數(shù)據(jù)庫排序和查找那些滿足指定條件的數(shù)據(jù)等等。
在Excel 2000中，數(shù)據(jù)庫是作為一個(gè)數(shù)據(jù)清單來看待。我們可以理解數(shù)據(jù)清單就是數(shù)據(jù)庫。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，信息按記錄存儲(chǔ)。每個(gè)記錄中包含信息內(nèi)容的各項(xiàng)，稱為字段。例如，公司的客戶名錄中，每一條客戶信息就是一個(gè)記錄，它由字段組成。所有記錄的同一字段存放相似的信息（例如，公司名稱、街道地址、電話號碼等）。Microsoft Excel 2000提供了一整套功能強(qiáng)大的命令集，使得管理數(shù)據(jù)清單（數(shù)據(jù)庫）變得非常容易。我們可以完成下列工作：
排序——在數(shù)據(jù)清單中，針對某些列的數(shù)據(jù)，我們可以用數(shù)據(jù)菜單中的排序命令來重新組織行的順序。可以選擇數(shù)據(jù)和選擇排序次序，或建立和使用一個(gè)自定義排序次序。
篩選——可以利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令來對清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其它工作。一個(gè)經(jīng)篩選的清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其它行。
數(shù)據(jù)記錄單——一個(gè)數(shù)據(jù)記錄單提供了一個(gè)簡單的方法，讓我們從清單或數(shù)據(jù)庫中查看、更改、增加和刪除記錄，或用你指定的條件來查找特定的記錄。
自動(dòng)分類匯總——利用“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，在清單中插入分類匯總行，匯總你所選的任意數(shù)據(jù)。當(dāng)你插入了分類匯總后，Microsoft Excel自動(dòng)為你在清單底部插入一個(gè)“總計(jì)”行。
Microsoft Excel 提供有一系列功能，可以很容易地在數(shù)據(jù)清單中處理和分析數(shù)據(jù)。在運(yùn)用這些功能時(shí)，請根據(jù)下述準(zhǔn)則在數(shù)據(jù)清單中輸入數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)清單的大小和位置
避免在一個(gè)工作表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單，因?yàn)閿?shù)據(jù)清單的某些處理功能（如篩選等），一次只能在同一工作表的一個(gè)數(shù)據(jù)清單中使用。
在工作表的數(shù)據(jù)清單與其它數(shù)據(jù)間至少留出一個(gè)空白列和一個(gè)空白行。在執(zhí)行排序、篩選或插入自動(dòng)匯總等操作時(shí)，這將有利于 Microsoft Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單。
避免在數(shù)據(jù)清單中放置空白行和列，這將有利于 Microsoft Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單。
避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會(huì)被隱藏。
列標(biāo)志
在數(shù)據(jù)清單的第一行里創(chuàng)建列標(biāo)志。Microsoft Excel 使用這些標(biāo)志創(chuàng)建報(bào)告，并查找和組織數(shù)據(jù)。
列標(biāo)志使用的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫樣式，應(yīng)當(dāng)與數(shù)據(jù)清單中其它數(shù)據(jù)的格式相區(qū)別。
如果要將標(biāo)志和其它數(shù)據(jù)分開，應(yīng)使用單元格邊框（而不是空格或短劃線），在標(biāo)志行下插入一行直線。
行和列內(nèi)容
在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)使同一列中的各行有近似的數(shù)據(jù)項(xiàng)。
在單元格的開始處不要插入多余的空格，因?yàn)槎嘤嗟目崭裼绊懪判蚝筒檎摇?
不要使用空白行將列標(biāo)志和第一行數(shù)據(jù)分開。 |
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